Wie man Professoren eine E-Mail schreibt

Von Prof. Dr. Uwe Manschwetus

Viele Professoren beklagen sich über den schlechten Stil von studentischen E-Mails. „Hallöchen, Herr Professor!“ und andere Stilblüten sind im E-Mail Gruselkabinett von Prof. Thomas Hoeren nachzulesen.  Der Sprachforscher Jan Seifert hat 500 Nachrichten untersucht, die er selbst oder seine Kollegen an der Universität von Studierenden empfangen hatten. Viele dieser Nachrichten waren formal und sprachlich mangelhaft. Und wie geht es richtig? Der folgende Beitrag liefert Hilfestellung.

.

10 Regeln für die E-Mail Netiquette

1.      Notwendigkeit der E-Mail klären

Führungskräfte in der Wirtschaft erhalten durchschnittlich 30.000 E-Mails im Jahr.  Ein Großteil davon ist schlichtweg überflüssig und bedeutet vergeudete Zeit. Wie viele E-Mails Professoren bekommen, ist mir nicht bekannt – aber auf jeden Fall zu viele! Klären Sie daher, ob die E-Mail wirklich notwendig ist. Jede Frage, die Sie mit etwas Recherche selber beantworten können, gehört nicht in eine E-Mail-Anfrage an einen Professor / eine Professorin (z. B. Klausurtermine, Öffnungszeiten der Bibliothek, Abgabefrist der Bachelorarbeit, Credit Points für eine Veranstaltung).

2.      Aussagefähige Betreffzeile formulieren

Aus der Betreffzeile sollte das Anliegen eindeutig zu erkennen sein. Allgemeine Formulierungen wie „Eine Frage“ oder „Bitte um Antwort“ sind daher nicht zielführend. Besser wären spezifische Formulierungen wie „Zweitgutachter für Bachelorarbeit gesucht“ oder „Bitte um Termin für Klausureinsicht“.

3.      Korrekte Anrede verwenden

Bei einem Erstkontakt sollte in der Anrede das formale „Sehr geehrte(r) Herr / Frau“ gefolgt vom höchsten akademischen Grad und dem Nachnamen verwendet werden. Wenn Sie also Prof. Dr. Dr. Susanne Schulz schreiben wollen, heißt es: „Sehr geehrte Frau Professorin Schulz“ und wenn Sie dem Lehrbeauftragten Dr. Uwe Meier schreiben, leiten Sie die E-Mail mit den Begrüßungsworten „Sehr geehrter Herr Dr. Meier“ ein. Akademische Abschlüsse werden nicht in der Anrede genannt. Der Dipl. Ing. Gustav Müller muss sich also mit einem „Sehr geehrter Herr Müller“ zufrieden geben.

4.      Uni-Account nutzen

Benutzen Sie als Studierende Ihren Uni-Account für E-Mails an Hochschulangehörige. Dies hat zweierlei Gründe. Zum Ersten ist der Account ein Indiz für die Herkunft der E-Mail. Der Empfänger oder die Empfängerin können sofort den Absender einordnen (Studierender der eigenen Hochschule). Zum Zweiten spielen Sicherheitsaspekte eine Rolle. Es gibt Professoren, die keine E-Mails von Servern öffnen, die im Ausland (insbesondere USA) beheimatet sind. Hotmail, Yahoo, Googlemail, Outlook.com und Konsorten wandern beispielsweise bei Professor Köhnken von der Uni Kiel ungelesen in den Papierkorb.

5.      Angemessene Abschiedsformel wählen

Mit der Formulierung „Mit freundlichen Grüßen“ können Sie nichts falsch machen. Dann folgt noch Ihr vollständiger Name (Vor- und Nachname). Lustige und kreative Grußformeln wie „Tschau“, „Tschüssikowski“, „Bis Baldrian“ oder „Bis Danni“ sind natürlich völlig unangemessen.

6.      Kommunikationskontext berücksichtigen

Bei der Anwendung der zuvor genannten Regeln 3-5 müssen Sie den Kommunikationskontext, die Kommunikationshistorie und Ihr Beziehungsniveau zum Professor/zur Professorin berücksichtigen. So entsteht beispielsweise bei der Zusammenarbeit im Rahmen eines Forschungsprojektes eine wesentlich persönlichere Beziehung, die einen anderen Stil, eine andere Anrede und Grußformel als angemessen erscheinen lassen. Sie sollten aber den ersten Schritt immer dem Professor/der Professorin überlassen. Wenn Sie eine Mail zurückbekommen, in der sie mit „Hallo Herr Meyer“ angeredet werden, dürfen Sie mit „Hallo Frau Professor Schmidt“ antworten.

7.      Anliegen klar formulieren

Zu den Grundregeln der Kommunikation gehört, dass klar zu erkennen ist wer was sagt (zu wem ist klar, nämlich dem Empfänger / der Empfängerin der E-Mail). Beispiel: „Ich bin Studentin der Wirtschaftsinformatik im 4. Semester und habe eine Frage zur Klausur Mathe 2 am 03. Juli“. Sie sollten in der E-Mail sofort auf den Punkt kommen und unnötige Floskeln vermeiden: „Entschuldigen Sie, dass ich Sie mit einer Frage belästige…“  oder „Ich sitze hier jetzt schon seit Stunden und brühte über die Frage …“ gehören in keine E-Mail. Hilfreich könnte es sein, gleich eine Lösung anzubieten: „ … daher wollte ich Sie fragen, ob ich das Hausarbeitsthema tauschen kann.“

8.      Auf korrekte Rechtschreibung achten

Bevor Sie Ihre Mail losschicken, sollten Sie noch auf eine korrekte Rechtschreibung, Zeichensetzung und Grammatik achten. Die meisten E-Mail-Programme besitzen heute bereits eine Rechtschreibkorrektur. Viele Lehrkräfte sind an der Stelle recht sensibel. Sie tun sich mit einer sehr fehlerhaften E-Mail keinen Gefallen.

9.      Keine Emoticons einsetzen

Emoticons und Abkürzungen wie „lol“, „g“, „THX“,  „omg“ oder „sry“ haben in E-Mails an Dozenten und Dozentinnen nichts zu suchen. Das gleiche gilt für eine generelle Kleinschreibung oder andere sprachliche Unarten, die in der digitalen Kommunikation durchaus vorkommen. Auch Flaggen oder andere Symbole von E-Mail Programmen, die die Wichtigkeit symbolisieren sollen, sind zu vermeiden.

10.  Angemessene Antwortzeit zugestehen

„Ich habe Ihnen vor 2 Tagen eine E-Mail geschrieben und immer noch keine Antwort erhalten.“ Wenn dem so sein sollte, wird es dafür gute Gründe geben und durch einen solchen Satz würden Sie den Vorgang mit Sicherheit nicht beschleunigen. Was angemessen ist, kann nicht generell beantwortet werden und hängt sowohl von der individuellen Arbeitsbelastung des Professors/der Professorin als auch vom konkreten Anliegen ab. Eine Woche sollten Sie aber dem Dozenten /der Dozentin auf jeden Fall für die Antwort einräumen.