Bachelorarbeiten mit GanttProject planen

Die Planung einer Bachelorarbeit kann einfach mit Papier und Bleistift erfolgen oder man trägt die Termine in einen Papier- oder Online-Kalender ein. Übersichtlicher wird die Planung aber durch Erstellung eines Gantt-Diagrammes (Balkenplan). Diese Darstellungsweise ist nach dem Unternehmensberater Henry L. Gantt (1861-1919) benannt und visualisiert die zeitliche Abfolge von Aktivitäten in Form von Balken auf einer Zeitachse. Der Beitrag zeigt, wie mit der Open Source Software GanttProject eine Bachelorarbeit geplant werden kann.

Planungsdaten

Die Aufgabe soll darin bestehen, die Planung einer Bachelorarbeit abzubilden, die im Sommersemester 2016 geschrieben werden soll. Laut Studienordnung sei eine achtwöchige Bearbeitungszeit vorgeschrieben. Wir unterstellen eine reine Literaturarbeit ohne empirische Studien, die in einer Präsentation verteidigt werden muss. Im E-Book Nr. 3 „Wissenschaftliche Arbeiten planen“ (erscheint Anfang Mai 2015) unserer Reihe „Kleine Online-Bibliothek des wissenschaftlichen Arbeitens” ist der Planungsvorgang ausführlich dargestellt. In Abbildung 1 sind alle Planungselemente aufgelistet. Insgesamt gibt es 10 sogenannte Vorgänge, die zu 4 Phasen gehören. Weiterhin wurden 13 Meilensteine definiert.

GanttProject

GanttProject ist ein freies und plattformunabhängiges Programm für die Projektplanung, mit dem sich kleinere Projekte sehr gut managen lassen. Es ist einfach zu bedienen und ermöglicht den Export der Daten in das Microsoft Project Format oder als CSV-Datei, sodass die Planungswerte auch in Excel weiter verwendet werden können. Das Programm kann hier kostenlos heruntergeladen werden: Homepage GanttProject. Das Einführungsvideo zeigt die wesentlichen Elemente des Programms:

Anlegen eines neuen Projektes

Nachdem das Programm heruntergeladen und installiert wurde, besteht der erste Schritt darin, ein neues Projekt anzulegen. In der Menüzeile befindet sich unter PROJECT der Punkt NEU. Hier können wir unsere Daten eingeben.

Nun auf OK drücken und das Projekt ist angelegt. Schritt 2 und 3 können übersprungen werden, da wir die Standardvorgaben übernehmen. In Schritt 3 ist z .B. eingestellt, dass an Wochenenden keine Aufgaben ausgeführt werden. So soll es auch sein.  😉

Ressourcen und Vorgänge einfügen

In der Menüzeile befindet sich das Auswahlmenü RESSOURCEN. Hier ist es möglich, Projektmitarbeiter einzutragen. Normalerweise ist die Aufgabenverteilung in einem Projekt ein sehr wesentlicher Aspekt. In unserem einfachen Anwendungsbeispiel einer Bachelorarbeit können wir diesen Aspekt aber vernachlässigen, da eine Abschlussarbeit eine selbständige wissenschaftliche Leistung darstellt und ­ mit Ausnahme des Korrekturlesens ­ kaum Aufgaben delegiert werden können.

Neben RESSOURCEN befindet sich der Menüpunkt VORÄNGE und darunter NEUER VORGANG. Hier tragen wir die Vorgänge (Aufgaben) ein.

Auf der rechten Seite erscheint dann automatisch das Gantt-Diagramm. Die Standardeinstellung ist die Berechnung des Enddatums anhand der vorgegebenen Dauer. Dabei berücksichtigt das Programm Wochenenden und Feiertage. Wenn eine andere Berechnung gewünscht wird, dann durch Doppelklick auf den Datumswert folgendes Fenster öffnen, in welchem eingestellt werden kann, ob das Enddatum, das Startdatum oder die Dauer berechnet werden soll.

Meilensteine einfügen

Während ein Vorgang in der Projektplanung als Aufgabe angesehen werden kann, ist ein Meilenstein ein besonderes Ereignis, das sich nicht über einen Zeitraum ausdehnt. Daher fallen Anfang und Ende eines Meilensteines immer auf einen Tag. Dem Programm GanttProject muss mitgeteilt werden, dass ein Planungselement ein Meilenstein sein soll. Die geschieht, indem auf bekanntem Weg ein Vorgang angelegt wird und dann durch Doppelklicken auf den Vorgang das Eigenschaftsmenü aufgerufen wird. Hier dann ein Häkchen bei „Meilenstein“ setzen und das war es auch schon (Abbildung 5). Im Diagramm erscheint der Meilenstein als Raute (Abbildung 6).

Phasen definieren und Elemente ordnen

Eine Phase besteht aus mehreren Vorgängen. In GanttProject sind Phasen sehr leicht zu definieren. Zunächst einmal wird die Phase als normaler Vorgang angelegt. Wir haben dies mit der Phase „Vorbereitung“ in den zuvor dargestellten Schritten schon getan (Abbildung 3). Dann werden die darunterliegenden Vorgänge und Meilensteine markiert und man drückt auf den gelben nach rechts zeigenden Pfeil (befindet sich oberhalb des Gantt-Logos), der alle markierten Planungselemente einrückt. Das Balkendiagramm verändert nun seine Form und signalisiert damit, dass dieses Planungselement eine Phase ist, die mehrere Vorgänge einschließt. Die Daten einer Phase müssen nicht eingegeben werden. Das Programm ermittelt die Phasenlänge automatisch anhand der zugehörigen Vorgänge.

Mit den nach oben und unten gerichteten gelben Pfeilen können Planungselemente umsortiert werden. Dazu sind die Vorgänge oder Meilensteine zu markieren und können dann verschoben werden. So können auch noch nachträglich Elemente eingefügt werden.

Fortschrittskontrolle

Nachdem alle eingangs aufgeführten Planungselemente eingepflegt sind, haben wir einen sehr guten Überblick über das Gesamtprojekt und sehen die einzelnen Vorgänge in ihrer zeitlichen Ausdehnung.

Planung hat u. a. die Aufgabe, eine Basis für Kontrolle zu schaffen. Mit GanttProject ist die Fortschrittskontrolle in einfacher Weise möglich. Die schwarzen Linien kennzeichnen den Projektfortschritt. In unserem Beispiel sind die Aufgaben „Präparation“ und „Thema- und Betreuersuche“ vollständig und die Konzepterstellung zu 25% erledigt (Abbildung 8). Die Fortschrittswerte werden im Eigenschaftsfenster (wie zuvor durch Doppelklick zu erzeugen) eingetragen (Abbildung 9).

Was sonst noch geht

Die Planungssoftware bietet noch eine Reihe weiterer Möglichkeiten:

• Vorgänge können miteinander verbunden werden, sodass sich bei Planungsänderungen die Termine mitverschieben.
• Das Layout, die Farben und weitere Einstellungen (z.B. der Kalender) können individuellen Wünschen angepasst werden.
• Es kann ein PERT-Diagramm (Program Evaluation and Review Technique) erzeugt werden. Es handelt sich dabei um eine aus der Netzplantechnik stammende spezielle Darstellungsweise.
• Das Programm steht in verschiedenen Sprachen zur Verfügung.
• GanttProject ist auch für Arbeit in Gruppen geeignet.

Fazit

Das smarte Programm ist für Projekte wie wissenschaftliche Abschlussarbeiten oder kleinere Forschungsprojekte bestens geeignet. Es läuft unter Windows, OSX und Linux und ist als Open Source Software kostenlos. Einfach mal ausprobieren! Das hier vorgestellte Beispiel stellen wir als PDF und im Gantt-Format zum Download zur Verfügung.