Modellrechnung: Fluktuationsrate als Erfolgsfaktor in der Beratungsbranche

Wenn ein qualifizierter Mitarbeiter kündigt, verliert das Unternehmen mehr als eine Arbeitskraft. Mit ihm verschwinden wertvolles Wissen, Erfahrungen und möglicherweise wichtige Kundenkontakte. Hinzu kommen die Kosten für die Suche und Einarbeitung eines Nachfolgers. Wie stark sich solche Personalwechsel auf das Unternehmensergebnis auswirken, zeigt die Fluktuationsrate. Der Wirtschaftswissenschaftler Dirk Lippold untersucht in seinem Beitrag aus dem Buch „Personalmarketing in 3D“, welche wirtschaftlichen Folgen eine hohe Mitarbeiterfluktuation insbesondere für Beratungsunternehmen hat und wie sich diese durch gezielte Mitarbeiterbindung verringern lässt.¹

Was die Fluktuationsrate über ein Unternehmen verrät

Die Fluktuationsrate gehört zu den wichtigen Kennzahlen des Personalmanagements. Sie beschreibt, wie viele Beschäftigte ein Unternehmen innerhalb eines bestimmten Zeitraums verlassen. Allerdings gibt es keine einheitliche Berechnungsmethode. Je nachdem, welche Personalabgänge und Bestandsgrößen berücksichtigt werden, können unterschiedliche Ergebnisse entstehen.

Eine verbreitete Methode ist die Formel der Bundesvereinigung der Deutschen Arbeitgeberverbände (BDA). Dabei wird die Zahl der Personalabgänge durch den durchschnittlichen Personalbestand geteilt und mit 100 multipliziert. Scheiden bei einer durchschnittlichen Belegschaft von 200 Personen innerhalb eines Jahres 20 Beschäftigte aus, ergibt sich eine Fluktuationsrate von zehn Prozent.

Ob dieser Wert hoch oder niedrig ist, lässt sich daraus allein nicht ablesen. Entscheidend sind die Branche, die Unternehmensgröße und die Entwicklung über mehrere Jahre. Ein Beratungsunternehmen mit häufig wechselnden Projektteams lässt sich kaum mit einer Versicherungsgesellschaft vergleichen, deren Beschäftigte üblicherweise länger im Unternehmen bleiben.

Auch die Ursachen spielen eine Rolle. Bei guter Konjunktur und vielen offenen Stellen steigt die Bereitschaft zum Arbeitsplatzwechsel. Andere Einflussfaktoren liegen innerhalb des Unternehmens, beispielsweise schlechte Führung, fehlende Entwicklungsmöglichkeiten oder eine unbefriedigende Arbeitsatmosphäre. Gerade hier können Arbeitgeber gegensteuern.

Warum eine hohe Fluktuationsrate so teuer ist

Die wirtschaftlichen Folgen werden häufig unterschätzt. Denn in der Gewinn- und Verlustrechnung taucht Mitarbeiterfluktuation nicht als eigenständiger Kostenblock auf. Tatsächlich verursacht ein Personalwechsel eine ganze Reihe direkter und indirekter Ausgaben.

Das beginnt möglicherweise schon vor der Kündigung. Wer innerlich mit seinem Arbeitgeber abgeschlossen hat, engagiert sich unter Umständen weniger. Nach dem Ausscheiden entstehen Kosten durch die unbesetzte Stelle, die Suche nach Ersatz und die Einarbeitung des neuen Mitarbeiters. Hinzu kommen Produktivitätsverluste, wenn erfahrene Kollegen ihre Arbeitszeit für die Einführung des Neuzugangs verwenden müssen.

Besonders schwer zu beziffern sind der Verlust von Wissen, die Auswirkungen auf das Betriebsklima und mögliche Kundenabwanderungen. In der Beratungsbranche, in der persönliche Beziehungen und Fachwissen eine zentrale Rolle spielen, können diese Faktoren erheblich ins Gewicht fallen.

Lippold veranschlagt in seinen Berechnungen die Wiederbeschaffungskosten eines qualifizierten Beraters auf ungefähr die Hälfte eines Jahresgehalts. Für die damaligen Beispiele setzt er 40.000 Euro bei einem Managementberater und 30.000 Euro bei einem IT-Berater an. Die Beträge sind historische Kalkulationsannahmen, keine aktuellen Durchschnittswerte.

Fluktuationsrate senken: Millionen sparen

Wie groß der finanzielle Hebel sein kann, verdeutlicht Lippold anhand zweier fiktiver Unternehmen. Das erste Beispiel ist eine Managementberatung mit 800 Beschäftigten und einem Jahresgewinn von 16 Millionen Euro. Bei einer Fluktuationsrate von 25 Prozent verlassen jährlich 200 Berater das Unternehmen. Werden diese Stellen neu besetzt, entstehen bei angenommenen Wiederbeschaffungskosten von 40.000 Euro pro Person Gesamtkosten von acht Millionen Euro.

Sinkt die Fluktuationsrate auf 15 Prozent, müssen nur noch 120 Berater ersetzt werden. Die Kosten verringern sich dadurch auf 4,8 Millionen Euro. Das Unternehmen spart jährlich 3,2 Millionen Euro. Bei ansonsten unveränderten Bedingungen entspricht das einer Gewinnverbesserung von 20 Prozent bezogen auf den ursprünglichen Jahresgewinn.

Auch in der IT-Beratung lohnt sich Mitarbeiterbindung

Das zweite Beispiel zeigt ein IT-Beratungsunternehmen mit 1.600 Beschäftigten und einem Jahresgewinn von 60 Millionen Euro. Die angenommene Fluktuationsrate beträgt zehn Prozent. Jährlich müssen somit 160 Mitarbeiter ersetzt werden, was bei Kosten von 30.000 Euro pro Person insgesamt 4,8 Millionen Euro ausmacht.

Gelingt es, die Fluktuationsrate auf fünf Prozent zu halbieren, sinkt die Zahl der notwendigen Neueinstellungen auf 80. Die Wiederbeschaffungskosten reduzieren sich um 2,4 Millionen Euro. Bezogen auf den ursprünglichen Jahresgewinn ergibt sich eine Verbesserung von vier Prozent.

Die beiden Modellrechnungen beruhen auf vereinfachten Annahmen. Sie zeigen aber, warum Mitarbeiterbindung nicht nur eine Aufgabe der Personalabteilung ist, sondern unmittelbare wirtschaftliche Bedeutung besitzt.

Ist eine niedrige Fluktuationsrate immer besser?

Eine möglichst geringe Fluktuationsrate muss allerdings nicht in jedem Fall erstrebenswert sein. Neue Beschäftigte bringen andere Erfahrungen, Perspektiven und Kontakte mit. Sie können eingefahrene Arbeitsweisen hinterfragen und neue Impulse setzen.

Gerade in der Beratungsbranche gehört eine gewisse Personalbewegung deshalb zum Geschäftsmodell. Manche Unternehmen verfolgen sogar bewusst das sogenannte Up-or-out-Prinzip, bei dem Beschäftigte entweder innerhalb einer bestimmten Zeit aufsteigen oder das Unternehmen verlassen. Entscheidend ist somit weniger die absolute Höhe der Kennzahl als die Frage, wer das Unternehmen verlässt und warum. Besonders problematisch wird es, wenn leistungsstarke und schwer ersetzbare Mitarbeiter kündigen, obwohl sie eigentlich gehalten werden sollten.

Wie Unternehmen ihre Fluktuationsrate senken können

Wer Mitarbeiter langfristig binden möchte, muss zunächst verstehen, weshalb sie bleiben oder gehen. Regelmäßige Mitarbeiterbefragungen und Gespräche beim Ausscheiden können dazu wichtige Hinweise liefern. Allerdings müssen aus den Erkenntnissen auch konkrete Verbesserungen entstehen.

Ein angemessenes Gehalt ist dabei wichtig, reicht aber allein nicht aus. Lippold betont vor allem die Bedeutung immaterieller Faktoren. Dazu zählen interessante Aufgaben, berufliche Entwicklungsmöglichkeiten, persönliche Wertschätzung und ausreichende Entscheidungsspielräume.

Eine Schlüsselrolle spielt die Führung. Mitarbeiter erwarten von ihren Vorgesetzten mehr als die Verteilung von Aufgaben und die Kontrolle von Ergebnissen. Sie möchten ernst genommen werden, Vertrauen erfahren und erkennen können, welche Perspektiven ihnen das Unternehmen eröffnet.

Zur Mitarbeiterbindung gehört auch eine Personalentwicklung, die individuelle Fähigkeiten und Interessen berücksichtigt. Dabei muss Karriere nicht zwangsläufig den Aufstieg in eine Führungsposition bedeuten. Gerade Spezialisten können durch attraktive Fachlaufbahnen langfristig an ein Unternehmen gebunden werden.

Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit, Arbeit und Familie besser miteinander zu vereinbaren, sind weitere wichtige Ansatzpunkte. Lippold verweist zudem auf die Bedeutung passender Weiterbildungsangebote, die auch Beschäftigten in Teilzeit und Menschen mit familiären Verpflichtungen offenstehen sollten.

Mitarbeiterbindung ist eine Führungsaufgabe

Die Fluktuationsrate ist weit mehr als eine statistische Größe für den jährlichen Personalbericht. Sie kann Hinweise auf Probleme in der Führung, der Unternehmenskultur oder der Personalentwicklung liefern. Gleichzeitig beeinflusst sie die Wirtschaftlichkeit eines Unternehmens.

Die Beispiele aus der Beratungsbranche machen deutlich, wie stark sich bereits wenige Prozentpunkte auf die Kosten auswirken können. Allerdings entsteht eine nachhaltige Mitarbeiterbindung nicht durch einzelne Zusatzleistungen oder kurzfristige Programme. Sie setzt eine Unternehmenskultur voraus, in der Beschäftigte Wertschätzung erfahren, Entwicklungsmöglichkeiten erkennen und ihren Führungskräften vertrauen.

¹ Dieser Artikel basiert auf dem Beitrag „Die Reduktion der Fluktuationsrate als Erfolgsfaktor im Mittelstand. Dargestellt am Beispiel der Beratungsbranche“ von Dirk Lippold aus dem Buch „Personalmarketing in 3D“ (Hrsg. Ahrendt / Wöhrmann), Thurm-Verlag 2018.