Ein Arbeitszeugnis kann hervorragend klingen und trotzdem wenig über die tatsächlichen Fähigkeiten eines Bewerbers verraten. Wie arbeitet er im Team? Wie zuverlässig ist er? Und wie geht er mit Kollegen um? Referenzen von früheren Vorgesetzten und Kollegen können Antworten auf solche Fragen liefern. Welche Möglichkeiten sie für die Personalauswahl bieten und wie sich ihre Einholung digital organisieren lässt, untersucht Yvonne Glock in ihrem Beitrag aus dem Buch „Personalmarketing in 3D“.¹
- Warum gute Arbeitszeugnisse wenig verraten
- Was Referenzen über Bewerber verraten können
- Warum das Verfahren in Deutschland wenig genutzt wurde
- Digitale Referenzen: Weniger Aufwand, mehr Struktur
- Queference: So funktioniert die digitale Referenzprüfung
- Können Referenzen auch täuschen?
- Was Unternehmen daraus lernen können
Fehlentscheidungen bei der Personalauswahl können teuer werden. Sie verursachen Kosten, beeinträchtigen Arbeitsabläufe und können dem Ansehen eines Unternehmens schaden. Glock verweist auf Untersuchungen, nach denen sich durchschnittlich jede fünfte Auswahlentscheidung als Fehlentscheidung herausstellt. Die Zahlen stammen aus dem Forschungsstand, auf den sich ihr 2018 veröffentlichter Beitrag stützt.
Warum gute Arbeitszeugnisse wenig verraten
In Deutschland gehören Arbeitszeugnisse neben Bewerbungsunterlagen und Vorstellungsgesprächen zu den etablierten Instrumenten der Personalauswahl. Ihr Informationswert ist allerdings begrenzt.
Ein Grund liegt in der Verpflichtung, Arbeitszeugnisse wohlwollend zu formulieren. Über die Jahre hat sich deshalb eine besondere Zeugnissprache entwickelt, in der selbst kleine sprachliche Unterschiede unterschiedliche Leistungsbewertungen ausdrücken sollen. Doch längst nicht jeder Vorgesetzte beherrscht diese Feinheiten.
Hinzu kommt, dass Zeugnisse teilweise von den Beschäftigten selbst entworfen oder mithilfe standardisierter Textbausteine erstellt werden. Die Aussagen klingen dann zwar professionell, verraten aber wenig über die individuellen Fähigkeiten.
Was Referenzen über Bewerber verraten können
Wissenschaftliche Untersuchungen, auf die Glock verweist, bestätigen Arbeitszeugnissen nur eine geringe Aussagekraft für die tatsächliche berufliche Eignung. Ein Satz über hervorragende Teamfähigkeit sagt eben noch nicht viel darüber aus, wie sich jemand im Arbeitsalltag tatsächlich verhält.
Eine andere Perspektive bieten Einschätzungen von Menschen, die bereits mit einem Bewerber zusammengearbeitet haben. Anders als Arbeitszeugnisse sind solche Auskünfte freiwillig und können individueller formuliert werden.
Dabei unterscheidet Glock zwischen persönlichen und beruflichen Referenzen. Persönliche Auskünfte stammen beispielsweise aus dem privaten Umfeld und beziehen sich vor allem auf Charaktereigenschaften und Verhaltensweisen.
Für die Personalauswahl sind hingegen Einschätzungen ehemaliger Vorgesetzter, Kollegen oder gegebenenfalls Kunden besonders interessant. Sie können Auskunft über fachliche Kompetenzen, Arbeitsleistung, Zuverlässigkeit und Sozialverhalten geben.
Ein weiterer Vorteil: Die Rückmeldungen helfen dabei einzuschätzen, ob jemand auch menschlich zu einem Unternehmen und seinen Beschäftigten passt. In der Personalwirtschaft spricht man vom Cultural Fit.
Solche Informationen sollen allerdings weder strukturierte Bewerbungsgespräche noch andere geeignete Auswahlverfahren ersetzen. Sie können das vorhandene Bild eines Kandidaten ergänzen und die Entscheidungsgrundlage verbessern.
Warum das Verfahren in Deutschland wenig genutzt wurde
Während berufliche Referenzauskünfte im internationalen Vergleich verbreitet waren, spielten sie in Deutschland zum Zeitpunkt der Untersuchung eine deutlich geringere Rolle. Vor allem bei der Besetzung von Führungspositionen und bei der Arbeit von Personalberatungen kamen sie zum Einsatz.
Das liegt auch am Aufwand. Wer frühere Vorgesetzte telefonisch befragen möchte, muss zunächst Termine vereinbaren, Gespräche führen und die Ergebnisse anschließend dokumentieren. Werden mehrere Kandidaten beurteilt, entsteht schnell ein beträchtlicher Zeitbedarf.
Dabei wäre das Verfahren gerade bei Beschäftigten ohne Führungsverantwortung interessant. Verkäufer, Mitarbeiter in Callcentern oder andere Beschäftigte mit Kundenkontakt prägen durch ihr Verhalten unmittelbar das Bild eines Unternehmens. Freundlichkeit, Verlässlichkeit und Kommunikationsfähigkeit lassen sich durch Einschätzungen früherer Kollegen oder Vorgesetzter näher beleuchten.
Digitale Referenzen: Weniger Aufwand, mehr Struktur
Die Digitalisierung eröffnet einen anderen Weg. Statt aufwendig Telefontermine zu vereinbaren, können Unternehmen standardisierte Fragebögen einsetzen, die frühere Kollegen oder Vorgesetzte online beantworten.
Das bringt mehrere Vorteile mit sich. Die Fragen lassen sich auf die ausgeschriebene Stelle abstimmen. Da alle Befragten dieselben Fragen erhalten, können ihre Antworten systematischer ausgewertet und verglichen werden.
Auch die Vertraulichkeit spielt eine Rolle. Werden die Angaben anonymisiert zusammengeführt, können Referenzgeber offener antworten. Zugleich entfällt ein großer Teil der organisatorischen Arbeit.
Die Ergebnisse stehen anschließend in aufbereiteter Form zur Verfügung. So können Personalverantwortliche nicht nur einzelne Bewerber beurteilen, sondern auch Kandidaten für dieselbe Stelle anhand einheitlicher Kriterien vergleichen.
Queference: So funktioniert die digitale Referenzprüfung
Wie ein solches Verfahren praktisch aussehen kann, beschreibt Glock am Beispiel der Webanwendung Queference. Allerdings ist die Anwendung nicht mehr aktiv. Stattdessen gibt es aktuell eine Reihe anderer Angebote: 11 Best Reference Checking Software Platforms for Faster, Smarter Hiring. Dennoch kann am Beispiel von Queference die strukturierte Online-Erhebung von Referenzauskünften verdeutlicht werden.
Der Prozess umfasst drei wesentliche Schritte. Zunächst benennt der Bewerber mögliche Referenzgeber und stimmt der Erhebung ausdrücklich zu. Anschließend erhalten die ausgewählten Personen einen Link zu einem Online-Fragebogen. Schließlich fasst das System die eingegangenen Bewertungen in einem Report zusammen.
Für unterschiedliche Tätigkeiten standen im beschriebenen System Fragebogenvorlagen zur Verfügung, etwa für Management, Verkauf oder Fachspezialisten. Diese konnten angepasst oder durch eigene Fragen ergänzt werden.
Interessant ist vor allem die Auswertung. Geschlossene Fragen werden anhand einer siebenstufigen, asymmetrischen Skala bewertet. Sie reicht von deutlich unterdurchschnittlichen bis zu besonders weit überdurchschnittlichen Leistungen. Dadurch lassen sich auch Unterschiede zwischen überwiegend positiven Bewertungen sichtbar machen.
Die Auswertungen zeigen sowohl Durchschnittswerte als auch die Streuung der Antworten. Bei offenen Fragen werden die einzelnen Aussagen durchmischt, damit sie nicht ohne Weiteres bestimmten Personen zugeordnet werden können. Mindestens zwei Rückmeldungen sind erforderlich, bevor ein Report erstellt werden kann.
Solche Berichte können auch für die spätere Personalentwicklung nützlich sein. Sie liefern Hinweise auf besondere Stärken oder Entwicklungsfelder, die bei der Einarbeitung berücksichtigt werden können.
Können Referenzen auch täuschen?
Ein grundsätzlicher Kritikpunkt bleibt bestehen: Bewerber wählen ihre Referenzgeber in der Regel selbst aus. Es liegt nahe, dass sie bevorzugt Menschen benennen, von denen sie eine positive Einschätzung erwarten.
Glock hält dem entgegen, dass auch wohlwollende Beurteilungen deutliche Unterschiede erkennen lassen können. Eine differenzierte Bewertungsskala hilft, diese Unterschiede sichtbar zu machen.
Zudem stimmen Selbst- und Fremdeinschätzungen der Arbeitsleistung keineswegs immer überein. Wer glaubt, von einem früheren Kollegen besonders geschätzt zu werden, muss von diesem nicht zwangsläufig eine hervorragende Bewertung erhalten.
Gleichwohl sollte aus einer einzelnen Einschätzung keine weitreichende Entscheidung abgeleitet werden. Erst mehrere Rückmeldungen und die Kombination mit anderen Auswahlverfahren ermöglichen eine fundiertere Beurteilung.
Was Unternehmen daraus lernen können
Die zentrale Überlegung ist auch unabhängig vom beschriebenen digitalen Werkzeug interessant: Wer Personalentscheidungen treffen muss, sollte sich nicht allein auf Bewerbungsunterlagen und Vorstellungsgespräche verlassen.
Strukturiert erhobene Referenzen können zusätzliche Informationen über Fähigkeiten, Verhalten und die mögliche Passung eines Kandidaten liefern. Digitale Verfahren können dabei helfen, den Aufwand zu reduzieren und die Ergebnisse vergleichbarer zu machen.
Für Personalabteilungen eröffnet sich damit die Möglichkeit, ihre Entscheidungen auf eine breitere Grundlage zu stellen. Die eigentliche Herausforderung bleibt jedoch dieselbe: aus unterschiedlichen Informationen ein möglichst verlässliches Bild eines Menschen zu gewinnen.
¹ Dieser Artikel basiert auf dem Beitrag „Das Potential von Referenzen nutzen – Referenzen im Zeitalter der Digitalisierung“ von Yvonne Glock aus dem Buch „Personalmarketing in 3D“ (Hrsg. Ahrendt / Wöhrmann), Thurm-Verlag 2018.
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