Prüfungsamt und Prüfungsausschuss

Hier werden Sie geholfen

Das Prüfungsamt und der Prüfungsausschuss sind zwei Einrichtungen, die jeder Studierende kennen sollte. Prüfungen sind ein wichtiger Bestandteil des Studiums und daher benötigt jede Hochschule Organe, die sich um den Ablauf der Prüfungen und die Einhaltung der Prüfungs- und Studienordnungen kümmern. Prüfungsamt und Prüfungsausschuss klingen ganz ähnlich, haben aber verschiedener Aufgaben.


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Wozu ist ein Prüfungsamt da?

Das Prüfungsamt ist eine feste Organisationseinheit in einer Hochschule. Diese Einrichtung kann je nach Hochschule auch eine andere Bezeichnung haben wie etwa Prüfungssekretariat oder Prüfungsbüro. Im Prüfungsamt arbeiten fest angestellte Mitarbeiter, deren Hauptaufgabe die Verwaltung der Prüfungsleistungen ist. Eine wichtige Teilaufgabe ist die Prüfungsanmeldung, die fast ausnahmslos auf elektronischem Wege erfolgt. Wenn Sie studieren, werden Sie das Prozedere der Prüfungsanmeldung sicherlich kennen und Sie waren vielleicht auch schon mit Fragen konfrontiert worden, die bisweilen auftreten: Für welche Prüfung muss ich mich anmelden? Habe ich die Voraussetzungen für die Prüfungsanmeldung erfüllt? Für derartige Fragen ist das Prüfungsamt der richtige Ansprechpartner. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter kennen sich mit den jeweiligen Prüfungsordnungen, den Prüfungszeiten und Prüfungsfristen bestens aus – häufig besser als die Lehrkräfte, die bei prüfungsrechtlichen Fragen oft überfordert sind.

Vielfältige Aufgaben der Prüfungsämter

Die Prüfungsämter sind weiterhin für die Aufbewahrung und Verwaltung der erbrachten Prüfungsleistungen verantwortlich. Hier werden auch die Zeugnisse ausgestellt und Prüfungsstatistiken angefertigt. Sämtliche prüfungsrelevante Informationen über die Studierenden werden in den Prüfungsämtern zentral verwaltet.

Über das Prüfungsmanagement hinaus können im Prüfungsamt Verwaltungsleistungen im Zusammenhang mit dem kompletten Lebenszyklus eines Studierenden von der Bewerbung, über die Zulassung, die Immatrikulation bis hin zur Exmatrikulation abgewickelt werden. Beurlaubungen, Rückmeldungen, Krankmeldungen, Verwaltung der Semesterbeiträge, Anmeldungen zu Praxissemestern, Anerkennung von Leistungen, Studienberatung und viele weitere Aufgaben sind zu erledigen. Es gibt keine einheitliche Begrifflichkeit und so sind an den einzelnen Hochschulen unterschiedliche Organisationsstrukturen mit unterschiedlichen Namen und Aufgabenprofilen vorzufinden. Mal ist vom „Prüfungs- und Immatrikulationsamt“ oder „Studien- und Prüfungsamt“ die Rede und manchmal auch vom „Dezernat für studentische Angelegenheiten“ bzw. dem „Dezernat für Studienangelegenheiten“.

Der Prüfungsausschuss ist das „Gericht“ der Hochschule

Im Gegensatz zum Prüfungsamt arbeiten im Prüfungsausschuss keine fest angestellten Mitarbeiter, sondern es handelt sich um ein Wahlgremium, in dem die verschiedenen Statusgruppen einer Hochschule vertreten sind: Professoren, Studierende und wissenschaftliche Mitarbeiter. Aus dem Kreis der Professoren wird der Vorsitzende und sein Stellvertreter gewählt. Der Prüfungsausschuss hat gewöhnlich einige Routineaufgaben zu erledigen, wie die Festlegung von Fristen und die Bestellung von Prüfern. Die wichtigste Aufgabe besteht aber darin, Entscheidungen in Zweifelsfällen herbeizuführen. In diesem Sinne agiert der Prüfungsausschuss wie ein Gericht und entscheidet auf der Grundlage der bestehenden Studien- und Prüfungsordnung sowie weiterer übergeordneter Gesetze über den jeweiligen Einzelfall.

Prüfungsamt
Bildquelle: Uwe Manschwetus erstellt mit DALL-E

Im Prüfungsausschuss landen auch die Vorwürfe eines Täuschungsversuchs. Wenn Studierende beim Schummeln während einer Prüfung erwischt wurden oder aber ein Plagiatsverdacht bezüglich der Abschlussarbeit besteht, prüft der Ausschuss, ob die Anschuldigungen zu Recht erhoben worden sind und wenn ja, welche Konsequenzen der Studierende zu tragen hat. Gilt die Klausur als nicht bestanden? Darf sie wiederholt werden? Wird die Abschlussarbeit (auch rückwirkend) als nicht bestanden gewertet? Manche Fälle sind eindeutig und in anderen Fällen gibt es einen Ermessensspielraum und der Vorwurf muss intensiv geprüft werden. Nicht in jedem Fall sind alle Mitglieder des Prüfungsausschusses einer Meinung. Ein Beschluss kommt durch Abstimmung zustande.

Der Prüfungsausschuss entscheidet über Anträge der Studierenden

Ein zweites Thema, mit dem sich Prüfungsausschüsse beschäftigen, sind Anerkennung von Prüfungsleistungen, die außerhalb der Hochschule erworben worden sind. Insbesondere wenn die Prüfungsleistung im Ausland erbracht wurde, besteht Klärungsbedarf, ob die Leistung adäquat ist.

Anträge auf Fristverlängerung sind ein weiteres Thema, mit dem sich Prüfungsausschüsse beschäftigen. Ein typisches Beispiel wäre die Erkrankung eines Studierenden während der Erstellung der Bachelorarbeit. Dann kann ein Antrag auf Verlängerung der Abgabefrist der Abschlussarbeit gestellt werden, der meistens auch bewilligt wird.

Ein viertes Schwerpunktthema sind Einzelfall- und Härteregelungen. Beispiel: Aufgrund einer körperlichen Behinderung oder einer Verletzung beantragt ein Studierender eine Verlängerung der Klausurzeit um 15 Minuten.

Schließlich beschäftigt sich der Prüfungsausschuss in seinen Sitzungen regelmäßig mit Widersprüchen von Studierenden gegen eine nicht bestandene Prüfung oder gegen eine zu schlechte Note. Oftmals fühlen sich Studierende unfair bewertet und hätten gerne für eine bestimmte Antwort mehr Punkte bekommen oder eine bessere Note in der Abschlussarbeit. Die Durchsetzung solcher Forderungen ist erfahrungsgemäß eher schwierig. Anders verhält es sich bei Verfahrensfehlern. Angenommen ein Prüfer würde die Prüfungszeit eigenmächtig mit den Worten „Wir können das hier kürzen. Sie wissen ja nichts.“ verringern, so würde ein Widerspruch mit Sicherheit zum Erfolg führen und die Prüfung müsste wiederholt werden. Ein weiterer Grund für einen Widerspruch könnte auch die Befangenheit des Prüfers sein.

Wenn Sie ein Anliegen haben, für das der Prüfungsausschuss Ihrer Meinung nach zuständig ist, gehen Sie am besten zunächst einmal in die Sprechstunde des Vorsitzenden des Prüfungsausschusses. Bei eindeutigen Sachverhalten kann der Vorsitzende auch alleine entscheiden, ohne dass Gremium einzuberufen. In schwierigen Fällen werden sie auch Tipps und Hinweise für das weitere Vorgehen bekommen. Beispielsweise ob es sich lohnt, einen Widerspruch einzulegen. Schließlich soll Ihnen hier geholfen werden.

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